Almenn atriði
Reglur þessar gilda fyrir starfsmenn sjóðsins sem og stjórnarmenn. Með stjórnarmönnum er átt bæði við aðal- og varastjórnarmenn. Starfsemi sjóðsins byggir á lögum nr. 155/1998 um SL lífeyrissjóð ( starfsheiti Söfnunarsjóðs lífeyrisréttinda), lögum nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða og samþykktum sem um sjóðinn gilda. Jafnframt hefur sjóðurinn sett ýmsar reglur s.s. starfsreglur stjórnar, verklagsreglur um verðbréfaviðskipti, upplýsingagjöf, starfsreglur framkvæmdastjóra, áhættustefnu, stefnu um meðferð persónuupplýsinga, reglur um peningaþvætti o.fl. Um sjóðinn er víðtækt eftirlit s.s. eftirlit innri endurskoðanda og ytri endurskoðanda, endurskoðunarnefnd, sem og er víðtækt eftirlit frá Fjármálaeftirliti og Seðlabanka Íslands. Er meðfylgjandi reglum á engan hátt ætlað að koma í staðinn fyrir eða breyta fyrirliggjandi reglum, heldur er þeim ætlað að undirstrika tiltekin grunngildi í störfum og starfsháttum stjórnar og starfsmanna sjóðsins. Markmið reglanna er að stuðla að góðum starfsháttum og samskiptum.
Ábyrgð
Stjórn og starfsfólk sjóðsins gera sér ljósa þá ábyrgð sem fylgir því að hafa umsjón og eftirlit með þeim fjármunum sem eru í eigu sjóðfélaga. Í ábyrgðinni felst m.a. að fara í hvívetna eftir þeim lögum og reglum er gilda, að hagsmunir sjóðfélaga séu í fyrirrúmi og að fjárfestingar sjóðsins byggi á góðu viðskiptasiðferði.
Þagnarskylda og meðferð trúnaðarupplýsinga
Á stjórn og starfsfólki hvílir þagnarskylda um málefni sjóðsins, s.s. málefni sjóðfélaga, lífeyrisþega og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnar- eða starfsmenn sjóðsins og leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Stjórnar og starfsmenn eru ábyrgir fyrir því að gögn sem þeir taka við og fara skulu leynt komist ekki í hendur annarra. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.
Góðir starfshættir
Stjórn og starfsmenn skulu leggja rækt við starf sitt og stunda það af kostgæfni. Öll störf og aðrar athafnir skulu miða að því að vera lífeyrissjóðnum, sjóðfélögum og öðrum sem sjóðurinn veitir þjónustu til framdráttar. Stjórn og starfsfólk skulu ávallt gæta þess utan vinnutíma að aðhafast ekkert það sem getur vakið efa um hæfni þeirra til að sinna störfum fyrir sjóðinn, eða skaðað ímynd hans. Stjórn og starfsmenn skulu í sínum störfum fyrir sjóðinn umgangast hann af háttvísi og af virðingu sem og að leggja sig fram um góð samskipti sín á milli. Engin áreitni af nokkru tagi er liðin hvort sem það er á vinnustað eða utan hans. Forðast ber hvers konar hagsmunaárekstra milli starfa stjórnarmanna og starfsmanna fyrir sjóðinn og annarra athafna eða tengsla við utanaðkomandi aðila. Stjórn eða starfsfólk mega ekki taka þátt í meðferð mála sem varða sjóðinn og þá persónulega. Skylt er stjórnar- eða starfsmanni að upplýsa um slík atvik.
Hagnýting trúnaðarupplýsinga
Stjórn eða starfsfólki er óheimilt að nýta sér trúnaðarupplýsingar, beint eða óbeint til öflunar eða ráðstöfunar verðbréfa sjálfum sér eða öðrum til hagsbóta. Viðskiptahættir:
Sjóðurinn leggur áherslu á að eiga góð samskipti við þá aðila sem hann á samskipti við hvort sem um er að ræða iðgjaldagreiðendur, sjóðfélaga, þjónustuaðila á fjármálamarkaði eða útgefendur verðbréfa. Sjóðurinn leggur áherslu á að ávöxtun fjármuna sjóðsins taki mið af þeim kjörum sem best eru boðin á hverjum tíma. Næst það m.a. með góðum samskiptum við aðila á verðbréfamarkaði. Þau samskipti þurfa að vera í samræmi við almennar grunnreglur er tryggja gott viðskiptasiðferði og hagsmuni sjóðfélaga. Lögð er áhersla á að allar kynningar sem tekið er þátt í og önnur samskipti séu hlutlæg, nákvæm, sönn og í samræmi við lög og almennt siðferði. Í gildi eru verklagsreglur um verðbréfaviðskipti sem stjórn og starfsmönnum ber að fara eftir.
Ferðalög
Eðlilegt er að stjórn og starfsfólk sjóðsins sæki kynningar- og fræðslufundi um fjárfestingar eða lífeyrismál sem skipulagðar eru af þjónustuaðilum bæði innanlands og utan og eru til þess fallnir að afla sjóðnum upplýsinga um viðskiptatækifæri, auka þekkingu og bæta valkosti í eignastýringu eða annað er skiptir sjóðinn máli. Efni fundanna verður að vera stutt gögnum sem eru til reiðu á fundunum. Skal gögnunum haldið til haga í minnst eitt ár. Vettvangur funda á ekki að krefjast ferðalaga umfram það sem nauðsynlegt getur talist. Sjóðurinn skal að jafnaði bera kostnað vegna ferða og gistingar. Bjóði skipuleggjendur upp á útivistar- eða skemmtiatriði, svo sem íþrótta- eða menningarviðburði, í tengslum við slíka fundi skulu þeir viðburðir vera almennt viðeigandi og ganga sem minnst á hefðbundinn vinnutíma.
Störf utan sjóðsins
Starfsmenn mega ekki reka atvinnustarfsemi samhliða störfum sínum fyrir sjóðinn eða taka að sér launað starf utan sjóðsins nema með leyfi framkvæmdastjóra. Starfsmönnum er þó heimil þátttaka í stjórn fyrirtækja eða sjóða sem sjóðurinn hefur fjárfest í að fengnu leyfi framkvæmdastjóra og eftir atvikum stjórnar. Framkvæmdastjóra er óheimilt að taka þátt í atvinnurekstri nema að fengnu leyfi stjórnar. Almenn þátttaka í félagsmálum og/eða stjórnmálum er heimil. Þó skal leita samþykkis framkvæmdastjóra áður en starfsmenn taka að sér ábyrgðarmikil störf á því sviði. Alltaf skal vera tryggt að slík störf trufli ekki störf viðkomandi fyrir sjóðinn né hafi áhrif á orðspor hans eða skapi hættu á hagsmunaárekstrum. Framkvæmdastjóri skal af sama tilefni hafa samráð við formann stjórnar.
Gjafir og boð
Stjórn og starfsfólki er óheimilt að þiggja gjafir, boð eða önnur fríðindi af þjónustuaðilum sjóðsins. Með þjónustuaðilum er átt við alla aðila sem með einhverjum hætti eru í samskiptum eða viðskiptum við sjóðinn. Undanþegnar eru jólagjafir og aðrar tækifærisgjafir sem eru að fjárhagslegu verðmæti innan marka og teljast ekki til hlunninda í skilningi skattalaga, teljast algeng í slíkum tilvikum eða þegar um er að ræða persónuleg tengsl sem ekki verða rakin til viðskipta við sjóðinn. Það sama á við um boð á menningar- eða íþróttaviðburði, og gætt er hófs í umgjörð og viðurgjörningi. Heimilt að þiggja almennar veitingar í tengslum við samskipti við samstarfs- eða þjónustuaðila.
Annað
Stjórn úrskurðar um hvort brot á samskipta- og siðareglum hafi átt sér stað meðal starfsmanna, en lögmaður sjóðsins úrskurðar um mál er varða stjórnarmenn.
Brot á þessum reglum getur varða áminningu eða uppsögn. Reglur þessar koma í stað reglna frá 27. Nóvember 2012.
Samþykkt á stjórnarfundi 15. október 2019.